「マニュアルを作らないといけないが、時間が取れない」
「同じ質問を何度も受けている」
社内マニュアルについて、こうしたご相談をいただくことがあります。
マニュアルがないと、社員教育が遅れ、引き継ぎが止まります。分かる人が休むと、業務も止まります。
AIを使えば作る時間は短くできます。ただし、丸投げでは使えるものになりません。
この記事では、なぜ丸投げが失敗するのか、3段階に分ける手順、そして録画から作る方法を説明します。
01
丸投げしてはいけない理由
いいマニュアルの条件は3つあります。AIが得意なのは、そのうち1つだけです。
いきなり丸投げするのは、やめたほうがいいです。理由は、条件の内訳にあります。
いいマニュアルの3条件
- ① 読み手にとって分かりやすい人が作り込む
- ② 内容が正確で、更新しやすい人が作り込む
- ③ 構成とデザインが一貫しているAIが得意
AIが特に得意なのは③です。 ①と②は、AIの助けを借りながら人が作り込む必要があります。
AIは答えのある問題には強い一方、空気を読むようなニュアンスの判断はまだ苦手です。
だから、一度では完成しません
1回の指示で完璧なマニュアルができる、ということはありません。段階に分けて、各段階で人が確認します。
02
3つに分ける
構成を作る、本文を作る、見やすく仕上げる。この3段階です。
なぜ分けるのか
まとめて頼むと、どこでずれたか分からなくなります。段階を分ければ、ずれた段階だけ直せます。
各段階で使うものが変わります。
| 段階 | やること | 向いているもの |
|---|---|---|
| 1 | 構成を作る | ChatGPT など、一般的なAI |
| 2 | 本文を作る | 資料だけを読むAI（Gemini Notebook など） |
| 3 | 見やすく仕上げる | 資料作成ができるAI |
03
【段階1】構成を作らせる
何をどの順で書くかは、AIが得意な部分です。
マニュアルを作るとき、最初につまずくのが「何が必要で、どこから書けばいいか」です。ここは構成の整理なので、AIが得意とします。
社内向けの「残業・有給申請マニュアル」を作ります。 目次の構成を整理してください。 ・対象は、入社1年以内の社員です ・ルール、手順、注意点が分かる構成にしてください
対象を書くと、詳しさの水準が変わります。
出てきたら、削る
返ってきた構成を、そのまま使わないでください。自社に要らない項目が入っています。
いったんメモ帳などに貼り付けて、余計な項目を消し、足りない項目を書き足します。この作業は人がやります。
04
【段階2】本文を作らせる
ここでは、読み込ませた資料だけを読むAIを使います。一般的なAIだと、外部の情報が混ざります。
なぜ使い分けるのか
マニュアルは、正確でなければ意味がありません。ところが ChatGPT や Gemini に作らせると、外から情報を引っ張ってきて混ぜてしまうことがあります。
社内のルールを書くのに、一般論が混ざると使えません。 読み込ませた資料だけを読むAIを使います。
材料を用意する
本文の元になるものが要ります。次のどれかです。
- 会議の記録説明した会議の文字起こし
- 作業の録画実際の操作を録画したもの
- すでにある資料古いマニュアル、手順メモ
同じ説明を何度もしているなら、その説明を1回録っておくのが早道です。
手順
Gemini Notebook などを開いて、新規作成する
材料（文字起こし・資料）を読み込ませる
段階1で作った構成を渡して、本文を作らせる
添付の構成に従って、会議の文字起こしから 「残業・有給申請マニュアル」の本文を作ってください。 ・文字起こしに書かれていないことは、書かないでください ・情報が足りない項目は「要確認」と記載してください
「書かれていないことは書かない」と指定します。足りない部分を勝手に埋められると、後で気づけません。
出てきたら、必ず読む
内容を通して確認します。間違いがないか、情報が足りていないかを見ます。
「要確認」と書かれた項目は、元の資料を見るか、担当者に聞いて埋めます。ここは人の作業です。
05
【段階3】見やすく仕上げる
見づらいマニュアルは、結局読まれません。
段階2までで、必要な情報はそろいます。ただし、この時点では文章が並んでいるだけです。
こう指摘されています。
見づらいマニュアルは結局誰も読まなくなって、使われないものになっちゃいます
会社の見た目に合わせる
資料作成ができるAIに本文を渡して、体裁を整えさせます。このとき、会社の見た目を指定できます。
この本文をもとに、社内配布用のマニュアルを作ってください。 ・使う色は #0055AA と #FF8800（当社のコーポレートカラー） ・右上に添付のロゴを、適切な大きさで入れてください ・手順は番号を振って、順番が分かるようにしてください
ロゴは背景が透明のものを添付します。
出力する形式
- ドキュメント形式：Word や PDF で配る場合
- スライド形式：説明会で使う場合
編集するなら、PowerPoint や Google スライドに書き出します。 そのほうが後から直しやすくなります。Googleスライドにしておけば、URLを共有するだけで全社で見られます。
06
録画から作る方法
システムの操作マニュアルは、画面を録画するところから作れます。
これまで、何が大変だったか
作業しながら、画面のスクリーンショットを撮る
ドキュメントに貼り付ける
1枚ずつ、説明文を手で入力する
この作業に半日から丸1日かかることもあります。
Teams で録画する方法
Microsoft 365 を使っている場合、Teams の録画から作れます。
Teams で「今すぐ会議」を開く
「その他」からレコーディングを開始する
画面共有をして、マイクをオンにしたまま操作する
会議後、チャットに出る「トランスクリプト」をWord形式でダウンロードする
そのファイルを Copilot Chat に添付する
この文字起こしデータをもとに、業務マニュアルを作成してください。 手順は番号順に並べ、画面が切り替わるところで区切ってください。
この方法は無料の Copilot Chat でできます。 Microsoft 365 を契約していれば追加料金は要りません。
録画するとき、声に出す
ここが最も大事な点です。 操作しながら、声に出して説明してください。
「ここで、この画面を開きます」 「この欄には、前月の数字を入れます」 「ここでよく間違えるので、確認します」
声が入っていると、理由や注意点まで文章になります。 操作だけを録画すると、「何を押したか」しか残りません。
07
気をつけること4つ
最初の1つは、必ず守ってください。
- IDやパスワードを渡さない渡さない
- 社内だけで通じる言い方先に説明する
- 古い資料を混ぜる版を1つに絞る
- 更新されない直す人を決める
① IDやパスワードを渡さない
システムの操作マニュアルを作る方法として、AIにログイン情報を渡して自動操作させるやり方が紹介されていることがあります。
実演した本人も、こう注意しています。
実際、会社で作る場合には基本的にはやらないでください
認証情報を含む場合、情報漏洩のリスクがあります。 会社として判断すべき事項です。自分の判断で渡さないでください。
② 社内だけで通じる言い方は、AIが知らない
「日報」「A票」「本部確認」といった社内用語は、AIには分かりません。そのまま使うと、一般的な意味で解釈されます。
材料の中に用語の説明を入れておくか、段階2の指示で補足します。
③ 古い資料を混ぜると、矛盾がそのまま出る
同じ内容の資料が複数あると、どちらが正しいか判断できません。読み込ませる前に、最新版を1つに絞ります。
④ 更新されないと、また使われなくなる
作って終わりにすると、制度が変わったときに使われなくなります。直す人を決めておいてください。
AIで作れるようになった分、更新も短時間でできます。元の材料を残しておけば、変わった部分だけ差し替えられます。
08
向いていない場合
手順が決まっていない作業は、マニュアルにできません。
- 毎回、判断が変わる作業マニュアルより判断基準を書く
- そもそも手順が決まっていない先に手順を決める
- 材料が何もない録画か文字起こしから始める
- 1人しかやらない作業作る手間に見合わない
材料がない場合
過去の資料も録画もない場合、AIに作らせても中身がありません。まず、実際にやっている作業を1回録画してください。 そこからが出発点です。
そのまま配らない
AIが作ったものは下書きです。数字、日付、担当部署、システム名。ここが違っていると、マニュアルとして機能しません。
配る前に、その業務を実際にやっている人が読んでください。
09
どの作業から手をつけるか
同じ質問を何度も受けている作業から始めます。
選ぶ基準3つ
- 同じ質問を何度も受けている効果が出やすい
- 手順が決まっているマニュアルにできる
- 材料がある（会議の記録・録画）すぐ作れる
3つとも当てはまる作業から始めてください。
多くの会社では、経費精算、休暇申請、勤怠の入力あたりが該当します。総務や経理に同じ質問が集まっている業務です。
今日やること
まず、次にその説明をする機会を録画します。 新人への説明でも、電話での回答でもかまいません。
その録画が、段階2の材料になります。
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よくある質問
- 無料で作れますか
- Microsoft 365 を契約している場合、Copilot Chat は追加料金なしで使えます。Teams の録画から文字起こしを取り、それをもとにマニュアルを作る流れは無料の範囲でできます。
- どのAIを使えばいいですか
- 段階によって変わります。構成は一般的なAI、本文は読み込ませた資料だけを読むAI、仕上げは資料作成ができるAIです。1つで全部やろうとすると、外部の情報が混ざる可能性があります。
- どのくらい時間が短くなりますか
- 従来かかっていた時間の4分の1になった、という例があります。ただし各段階での確認時間は別に必要です。作業内容によって差があります。
- AIにログイン情報を渡してもいいですか
- 渡さないでください。システムを自動操作させる方法が紹介されていることがありますが、情報漏洩のリスクがあります。会社として判断すべき事項です。
- 作ったマニュアルは、そのまま配れますか
- 配れません。下書きとして扱ってください。数字、日付、担当部署、システム名などは必ず確認します。その業務を実際にやっている人に読んでもらうのが確実です。
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まとめ
AIに丸投げしても、使えるマニュアルにはなりません。3段階に分けて、各段階で人が確認します。
- 段階1 構成を作るAIが得意。ただし要らない項目は削る
- 段階2 本文を作る資料だけを読むAIを使う。必ず通して読む
- 段階3 見やすく仕上げる会社の色とロゴを指定する
覚えることは2つ
1つ目は、AIが得意なのは「構成とデザイン」だけだということ。 分かりやすさと正確さは、人が作り込みます。
2つ目は、録画するとき声に出すこと。 操作だけでは「何を押したか」しか残りません。声が入っていれば、理由と注意点まで文章になります。
何から始めるか
同じ質問を何度も受けている作業を1つ選び、次に説明する機会を録画してください。
その録画から文字起こしを取り、構成を作らせ、本文を作らせ、体裁を整える。この順で進めます。
できあがったものは下書きです。実際にその業務をやっている人が読んで、直してから配ってください。