生成AIで作った社内向け文案や要約を、すぐに共有したい。けれど、数字や固有名詞が原文と合っているか、誰が確認したか、どこまで渡してよいかが曖昧なら、確定情報として回す前に止める必要があります。

先に結論です。初回は、公開済みまたは合成した非機密の短い文書を1件だけ使い、次の5項目を順番に確認します。

  1. 根拠の所在
  2. 数字・固有名詞・日付・条件の事実照合
  3. 共有相手と共有範囲
  4. AI下書き・人確認済み・既存承認済みの状態
  5. 未確認事項、確認者、確認日

どれか1つでも判断できなければ、AI下書きのまま確認待ちに戻します。既存の社内承認が終わる前に、顧客連絡、外部送信、業務システム登録、自動実行へ接続しません。

なお、この5項目や状態ラベルは公的資料の定型様式、法律上の義務、監査要件ではありません。公的資料が示す論点を、AI導入の初期段階で1件から試すための編集上の提案です。

公的資料が示すことと、この記事の提案

デジタル庁の行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン（第2.0版）は、政府情報システム・政府職員向けの資料です。生成AIの出力が事実と異なるリスク、出力の適切性を人が判断すること、利用目的や範囲、許可データ、条件、禁止事項、生成物の扱いをルールとして明示することなどを扱っています。

テキスト生成 AI の導入・運用ガイドラインも、生成された回答には誤りや事実と異なる内容が含まれ得ること、正確性や出典を確認すること、利用ルールを文書化して組織内で共有すること、生成物の扱いや利用者からのフィードバックを考えることを説明しています。ただし、掲載元の注意書きにあるとおり、卒業プロジェクトメンバーの見解に基づく資料で、IPAの公式見解を代表するものではありません。

ここからの5項目は、これらの資料をそのまま転載したチェックリストではありません。根拠を確認する、事実を照合する、共有範囲を決める、状態を表示する、未確認事項を残すという、記事上の小さな運用提案です。

共有前に見る5項目

項目 確認する質問 この手順での停止条件
1. 根拠の所在 文案や要約の各部分について、原文、文書名、URL、該当箇所へ戻れるか 原文がない、戻れない、どの部分を根拠にしたか分からない
2. 事実照合 数字、固有名詞、日付、条件を原文と1つずつ照合したか 未確認の数字や条件が残る、AIが補った可能性を除けない
3. 共有範囲 誰に、何の目的で、どこまで共有する文書か決まっているか 共有相手、目的、範囲のいずれかが決まらない
4. 状態 AI下書き、人確認済み、既存承認済みのどこにあるか表示できるか 実際に確認していないのに人確認済みや既存承認済みと表示する
5. 未確認事項 残る疑問、確認者、確認日、止めた理由を記録したか 未確認事項が空欄のまま、問題なしとして扱う

4の状態ラベルは、文書の扱いをそろえるための提案です。人が実際に確認していなければ、人確認済みにはしません。既存の承認ルートが完了していなければ、既存承認済みにはしません。ラベルを付けたこと自体が、正確性や安全性を証明するわけでもありません。

非機密の1件から試す順番

1. 使う文書を先に限定する

すでに公開されている文書、または内容を合成した短い文書を1件選びます。個人情報、顧客情報、契約情報、機密情報、外部公開前の情報を含めません。社内ルールやサービス条件から入力許可を判断できない場合は、使わずに人の確認へ戻します。

この試行で扱うのは、文案や要約の下書きです。顧客への連絡、外部への送信、業務システムへの登録、自動実行を目的にしません。

2. AIには下書きと未確認箇所の整理だけを依頼する

最初から共有可否や承認可否を決めさせません。例えば、次のように依頼します。

次の文書を社内向けの短い下書きに整理してください。
各文の根拠となる原文の箇所を示し、根拠を示せない内容は未確認として列挙してください。
数字・固有名詞・日付・条件を推測せず、共有範囲や承認の可否は決めないでください。

この依頼文だけで正しい出力になるわけではありません。出力は次の5項目で人が確認します。

3. 5項目を記録する

チェックの結果を、次のような短いメモに残します。

対象文書：
利用目的：
共有先・共有範囲：

1. 根拠の所在：
2. 事実照合：数字／固有名詞／日付／条件
3. 共有範囲：
4. 状態：AI下書き／人確認済み／既存承認済み
5. 未確認事項：
確認者：
確認日：
判定：確認待ち／既存の社内承認ルートへ戻す
止めた項目：

特に空欄を「問題なし」と解釈しないことが重要です。確認者が決まっていない、共有範囲が不明、原文に戻れないという状態そのものを、未確認事項として残します。

4. 1項目でも止まったら、確定情報として回さない

次のいずれかに当たる場合、この試行では共有を止めます。

  • 原文や根拠に戻れない
  • 数字、固有名詞、日付、条件のどれかが未確認
  • 確認者が決まっていない
  • 共有相手や共有範囲が不明
  • AI下書き、人確認済み、既存承認済みの状態を確認できない
  • 個人情報、顧客情報、契約情報、機密情報、外部公開前情報を含み、入力や共有の許可を判断できない

これは、本稿の初回試行における保守的な運用境界です。すべての会社やAIサービスに適用される一律の法的結論ではありません。社内規程、契約、サービス条件、必要な確認先に従って判断してください。

5. 止まらなかった場合も、既存の承認へ戻す

5項目が確認できても、それだけで正式情報にはなりません。既存の社内承認が必要な文書なら、その承認ルートを完了させます。承認前に顧客連絡、外部送信、業務システム登録、自動実行へ接続しません。

チェックリストを埋めたことと、共有してよいことは同じではありません。チェックは、人が判断するための材料をそろえる手順です。

仮想例：合成した案内文の要約で止める

以下は仮想例です。実在の会社、顧客、文書、日付は使っていません。

合成したセミナー案内の原文には、次のように書かれているとします。

  • 開催日：8月30日
  • 参加：希望者のみ
  • 申込期限：8月25日

AIが作った社内向け下書きには、次の内容が含まれていました。

  • 開催日：8月30日
  • 参加：営業部全員
  • 申込期限：8月20日

この場合、根拠の所在は合成文書へ戻れるため、1項目は確認できます。しかし、参加条件と申込期限が原文と一致しません。2の事実照合で停止し、状態はAI下書きのままにします。確認者がまだ決まっていなければ、5の未確認事項にも残します。

結論は、社内の確定情報として回さず、止めた項目を事実照合として記録して人へ戻すことです。文体が自然でも、チェック項目を埋めても、原文と違う条件を含む下書きを承認済みとして扱うことはできません。

試行後に残すのは、成果ではなく停止理由

最初の1件が終わったら、次の項目だけを記録します。

  • 根拠を回収できたか
  • 事実照合が完了したか
  • 共有範囲が決まったか
  • 状態を確認できたか
  • 確認者と確認日を決められたか
  • どの項目で止まったか

この記録は、正確性、安全性、生産性、承認、事業成果が改善したことを示すものではありません。次に社内ルールや確認者の置き方を見直すための材料です。未取得のものを、できたことや問題がなかったこととして埋めないようにします。

まとめ

生成AIの出力を社内共有する前に、まず非機密の短い文書1件で次を確認します。

  1. 根拠の所在へ戻れるか
  2. 数字・固有名詞・日付・条件を照合したか
  3. 共有相手と範囲が決まっているか
  4. AI下書き、人確認済み、既存承認済みの状態が実態と合っているか
  5. 未確認事項、確認者、確認日、停止理由を残したか

判断できない箇所は、確定情報として回さず確認待ちにします。この5項目は、AI利用を始めるための公的な合格判定ではありません。人の確認と既存の承認へ戻すための、小さな編集上の手順です。

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