Google Workspace Geminiカスタム指示の使い方：まず1業務で確認

GeminiにFAQを整理してもらうたび、「結論・根拠・要確認に分けて」と書いている。そんな定型の頼み方は、Google Workspaceのカスタム指示に保存する方法があります。

最初は、使えることを確認できた一つのアプリで、架空のFAQ3件を試しましょう。形式がそろったかに加え、答えが原文どおりか、書かれていない条件を補っていないかを人が確かめます。指示の保存は、回答の承認や会社全体への設定とは別です。

対応アプリと、保存した指示が届く範囲

Googleは2026年5月にDocsのカスタム指示を案内し、9月2日にはDrive、Chat、Slides、Sheets、Gmailへの拡張を発表しました。9月の案内は同日から最大15日の段階展開です。その期間は経過していますが、個別アカウントの表示確認にはなりません。9月の公式発表

2026年10月22日に確認した日英の専用ヘルプでは、次のように説明されています。

アプリ	専用ヘルプにある操作・範囲	最初に確かめること
Docs・Drive・Gmail・Slides	対象に列挙され、パーソナライズ設定から追加・オン／オフ・削除する手順がある	自分の画面で設定を開けるか
Chat	対象に列挙。追加はGeminiとのチャット中、オン／オフなどは `/settings` から行う	他アプリと入口が違うこと
Sheets	9月の発表にはあるが、今回の専用ヘルプの対象・設定手順には列挙されていない	他アプリの表示だけで適用を決めず、Sheets側で確認する

Driveは現在、専用ヘルプにも掲載されています。一方、発表とヘルプで列挙が異なるSheetsについては、今回確認できた範囲を分けて扱います。日本語の専用ヘルプ、英語の専用ヘルプ

保存した指示は、同じ利用者が使う対象Workspaceサービス間で引き継がれます。Docsで試す場合も、Docsだけに閉じた設定だとは考えないでください。また、Geminiアプリのカスタム指示とは同期しません。会社の全員へ指示を配る機能としても扱いません。専用ヘルプ

表示されないときに確認すること

職場・学校のアカウントには対象のWorkspaceプランが必要です。まず、利用中のアカウント、対象アプリ、Geminiへのアクセス、管理者の設定を確認しましょう。9月の発表は対象のGemini機能へアクセスできるWorkspace利用者を対象としており、全契約で一律に使えるという案内ではありません。利用条件、拡張時の提供条件

現行の日英の専用ヘルプには、米国内・英語のみという注意書きは見当たりません。ただし、それだけで日本語の全機能対応を確定できるわけではありません。Googleの一般案内も、言語によって使える機能が異なるとしています。自分の画面での表示と言語を記録し、分からなければ管理者へ確認します。Workspaceでの利用案内

まずDocsで、書式の指示を一つ保存する

ここからは架空FAQを使う練習例です。実際のアカウントで操作・生成した記録ではありません。会社で利用を認められたアカウントを使い、顧客情報・個人情報・社内秘密は入れません。

パソコンで試行用のGoogle Docsを開き、右上の「Geminiに相談」を開きます。
サイドパネル左上のメニューから「設定」→「パーソナライズ」を選びます。
保存済みの指示とオン／オフの状態を読みます。既存の指示を勝手に削除せず、今回追加する内容とぶつからないか確かめます。
「追加」で次の例を入力し、「保存」を選びます。

FAQを整理するときは、「結論」「根拠（入力原文の該当箇所）」「要確認」の3欄に分けてください。
原文にない内容は推測で補わず、要確認として残してください。

画面の名称は表示に合わせてください。これは回答の形を頼む例で、情報の参照範囲や送信権限を制御する設定ではありません。操作の根拠はGoogleの追加手順です。

カスタム指示には、何度も使う形式や文体を置きます。今回だけのFAQ原文や依頼は、その回の入力へ分けると見直しやすくなります。ただし「今後は常に」のような言い方をすると、チャット中でも指示が自動保存される場合があるため、試した後に設定の一覧も読み直しましょう。英語の専用ヘルプ

FAQ3件を渡し、原文と照合する

次の3件は、どの会社の規程でもない架空例です。答え合わせでは、原文の数字と言葉に戻って確かめます。

質問	架空の原文
返品の受付期間は？	購入日から30日以内です。
請求書はいつ発行される？	毎月末締め、翌月5営業日に発行します。
受付時間は？	平日9時から17時です。

この表を試行用文書へ置き、Geminiに次のように依頼します。

この文書の架空FAQ3件を整理してください。
原文を答えの根拠にし、書かれていない条件は要確認へ残してください。
文書の書き換え、メール送信、共有は行わず、この会話に整理案を示してください。

最後の文もAIへの依頼であり、操作を技術的に禁止する保証ではありません。書き換えや共有を求める画面が出ても、今回の練習では進めません。

3欄ができても、答え合わせは別に行う

次の表は人が見る照合点です。Geminiが実際に返した結果ではありません。

確認する箇所	原文と一致すべき内容	補われていたら直すこと
返品	起点は「購入日」、期間は「30日以内」	「到着日から」に変わる、未開封などの条件が増える
請求書	「毎月末締め」「翌月5営業日」	「翌月5日」と暦日に変わる、発行日が支払期限に変わる
受付	「平日」「9時から17時」	土日・祝日の扱いや時間外の対応を勝手に決める
根拠・要確認	根拠が入力した原文にあり、原文にない条件が未確定のまま残る	別のFAQの条件が混ざる、もっともらしい推測が結論に入る

祝日の扱いや返品の手続きは、この原文だけでは確定しません。AIが断定していたら削り、必要なら確認事項として残します。形式だけを直して終わらず、3件それぞれを原文へ戻して読みます。

回答下の「ソース」に「パーソナライズ設定」があれば、追加した指示を探せます。ただし、指示の表示は答えの正確さの証明ではありません。ソースでの確認方法

比較した後は、保存状態を戻して確認する

形式の違いを見たい場合は、同じFAQと同じ依頼文を残し、指示をオフにしてもう一度比べる方法があります。既存指示がある場合は、切替前の状態と内容を控え、業務に影響しない範囲で行ってください。オン／オフで出力が違っても、1回の比較で時間短縮や正確性の向上は証明できません。

専用ヘルプでは、オフにしても保存した指示は残り、使用も削除もされないと説明しています。削除は元に戻せません。試行用の指示を残すか削除するかを決め、今回追加したものだけを確認し、元のオン／オフ状態へ戻したかも記録します。オン／オフ・削除の説明

記録すること	短いメモの内容
実施日・アプリ	実際に試した日、アカウント種別、表示された画面名。未実施なら「未実施」
指示と適用範囲	追加した文、既存指示との関係、他の対象サービスへ引き継がれる前提
入力と照合	架空FAQ3件、各原文と違った箇所、確認した人
試行後の状態	残した指示・削除した指示、オン／オフの状態
次の判断	同じ範囲で続ける／指示を直す／保留する、その理由

利用条件や解除方法が分からない、根拠のない答えが混ざる、人が原文を確認できない場合は保留します。3件が合っても、実データの投入、外部共有、全社利用の承認にはなりません。

カスタム指示と、自動化は分けて考える

カスタム指示は繰り返す回答形式に、一度だけの依頼文はその回の作業に使う、と考えると始めやすくなります。Google Workspace StudioのFlowは、複数の処理をつなぐ別の仕組みです。

Studioの公式ガイドでは、AIステップの回答を後続の処理へ渡す方法や、参照できるソースの設定を説明しています。カスタム指示を保存しただけでFlowの参照先や送信先まで決まるわけではありません。今回はFAQの整理案と人の照合までにとどめ、自動化を検討するときは入力・後続処理・確認者を改めて決めましょう。StudioのAIステップの説明

入力する情報に迷ったら、生成AIに入力してよい情報の3分類で、公開情報・社内の非機密情報・保護対象や判断不能の情報を分けられます。試した後に残す項目は、最初の1件の利用記録で確認できます。

自社のどの業務で試すか、誰が何を照合するかを整理したい場合は、MASTER keyへの相談へ、対象の作業と迷っている点をお知らせください。顧客情報や機密原文を送る必要はありません。