Google Workspace Geminiカスタム指示の使い方：まず1業務で確認

Google WorkspaceでGeminiのカスタム指示が表示されても、すぐに社内全体へ広げる判断は保留します。先に確認するのは、対象アプリ、アカウントとエディション、表示条件、指示の適用範囲、入力データ、そして原文を照合する人です。

結論は小さくて構いません。条件が確認できた1つのアプリで、実顧客情報を含まない公開または合成FAQを3件だけ扱い、「結論・根拠・要確認」の3欄へ整理します。どれか一つでも不明なら、実データの投入・共有・送信には進みません。

この記事では、Google公式に書かれていること、この記事の編集上の提案、まだ確認できないことを分けます。検索語としては「Google Workspace Gemini カスタム指示 使い方」を想定していますが、実在の検索需要や記事効果はまだ観測していません。

まず、Googleが発表したことをそのまま読む

2026年9月2日、Google Workspace Updatesは、Google Docsで先行していた保存型のカスタム指示を、Ask Gemini in Google Drive、Ask Gemini in Google Chat、Google Slides・Google Sheets・GmailのGeminiサイドパネルへ広げる発表を掲載しました。段階的なロールアウトは同日開始で、表示まで最大15日かかる場合があると説明されています。ここで確認できるのは、Googleが発表した対象面とロールアウトの説明です。9月12日時点で、すべてのテナントに表示済みという意味ではありません。［S1］

Google Docs向けの5月の更新では、カスタム指示を保存し、文体・トーン・書式の好みに応答を合わせる機能として説明しています。Docs版には対象エディションや段階ロールアウトの記載がありますが、その条件を9月の複数アプリへ横展開する根拠にはしません。［S2］

公式Helpには、Gemini in Workspaceのカスタム指示はGeminiアプリのカスタム指示とは別で、同期しないとあります。また、対象となるWorkspaceサービス間で指示が引き継がれること、Personalization settingsから追加・オン／オフ・削除を行えること、オフにしても保存済みの指示は残ること、削除は元に戻せないことが説明されています。Helpには最大1,000件という記載もあります。［S3］［S4］

ただし、「サービス間で共有」は、同じ利用者が条件を満たすWorkspaceサービスで使えるという説明です。会社全体への共有や、管理者が全員へ強制する仕組みを意味しません。Google Workspace Updatesに「この機能に特化した管理者コントロールはない」とあることも、Gemini自体へのアクセス管理や社内ルールが不要という意味ではありません。［S1］［S3］

アプリ別に「確認済み」と「未確認」を分ける

Google Workspaceの一般案内には、Gmail、Docs、Sheets、Slides、Drive、ChatそれぞれのGemini機能が載っています。しかし、各アプリにGemini関連機能があることと、カスタム指示が同じように適用されることは別です。［S5］

この表の「確認できる」は、公式資料にそのアプリが登場するという意味です。自社テナントで表示されるか、どのアカウント・エディション・言語・地域で使えるか、ロールアウトが完了したかは別の確認項目です。

公式Helpには、Personalize responsesについて米国内・英語のみという注意書きもあります。日本語版と英語版でAlpha／Betaの表記が一致しない箇所もあるため、記事から具体的なプラン名や日本語での提供可否を固定しません。自社画面と管理者または責任者の確認を記録してください。［S3］［S4］［S5］

3つを同じ機能として扱わない

カスタム指示、都度のプロンプト、Google Workspace StudioのFlowは、この記事では別の判断軸で扱います。これは製品仕様を一つにまとめるための公式分類ではなく、最初の業務を選ぶための編集上の整理です。

Google Workspace Studioの公式ガイドは、FlowにGeminiのAI stepを組み込み、Webやアクセス可能なWorkspace・連携データをsourceとして選び、responseを後続stepへ渡せると説明しています。外部共有を伴う場合は、draftまたはprotected documentへ置き、人が確認して手動共有する案内です。カスタム指示との自動連動までは確認できません。［S6］

最初の1業務であれば、保存型のカスタム指示をいきなりFlowへつなぐより、1アプリ・1入力・1人の照合者に絞る方が、どこで結果が変わったかを記録しやすくなります。これはMASTER key株式会社 AX事業部の編集上の判断であり、Googleの効果保証ではありません。

最初の1業務は、公開または合成FAQ3件にする

ここからはGoogle公式の実験結果ではなく、記事で提案する低リスクの確認手順です。FAQの内容は仮想例です。実顧客の問い合わせ、個人情報、認証情報、社内秘密、営業秘密は使いません。

仮想FAQを次の3件用意します。

これはどの会社の規程でもありません。自社の業務に置き換えるときも、最初は公開情報か、内容を作った合成データに限定します。

指示文は「形式」を固定し、秘密を固定しない

カスタム指示に保存するなら、会社固有の顧客情報や規程そのものではなく、出力の形を指定するところから始めます。たとえば、次の文面です。

あなたはFAQ整理の補助です。
出力は必ず「結論」「根拠（入力原文の該当箇所）」「要確認」の3欄に分けてください。
入力原文にない内容は推測で補わず、「要確認」と表示してください。
回答を送信・共有・承認済みの社内回答として扱わないでください。

この指示文は記事内の編集案です。Google公式がこの文面や3欄形式を推奨しているわけではありません。

実行は一つのアプリから始める

1. 公式Helpと自社画面で、Geminiへのアクセス、対象アカウント・エディション、表示されたアプリ、言語・地域、ロールアウト状態を確認する。表示が複数アプリに出ていても、最初は一つだけ選ぶ。迷う場合はDocsを候補にできますが、表示が確認できることが前提です。
2. 選んだアプリのPersonalization settingsで、カスタム指示の追加、適用範囲、オン／オフ、削除方法を画面どおりに記録する。画面にない項目を推測で補いません。
3. 合成FAQ3件を入力し、同じ指示で整理する。出力形式が3欄になるかだけでなく、結論が原文にあるか、根拠がどこか、未確認が残るかを確認する。
4. SourcesからPersonalization settingsを確認できる表示があれば、指示が使われたかを記録する。これは画面上の確認であり、出力品質の保証ではありません。
5. オン／オフの操作が画面に表示される場合は、同じ入力をオフでも実行し、出力形式と要確認の残り方を比較する。差があったとしても、時間短縮や正確性が証明されたとは書きません。
6. 原文と出力を人が照合し、確認者の役割、未確認箇所、継続・構成修正・保留の判断をメモする。別アプリへ広げるなら、対象アプリと適用範囲をもう一度確認します。

確認メモのテンプレート

「対象」「表示」「適用範囲」「入力データ」「解除方法」「確認者」のどれかが空欄なら、次のアプリへ拡大しません。

この条件なら止める

次のいずれかに当たる場合は、実データ投入・共有・メール送信へ進まず、管理者または業務責任者へ戻します。

• Gemini、カスタム指示、Personalization settingsの表示がなく、対象アカウント・エディション・言語・地域・ロールアウトのどれかを説明できない。
• Google Workspace Updatesには載っているが、Google SheetsまたはGoogle Driveでカスタム指示が使えると自社画面や専用Helpで確認できない。
• Gmailで表示された指示を、Google DocsやGoogle Sheetsにも同じように適用できると証明できない。
• 指示の保存範囲、オン／オフ、削除、確認者のいずれかが分からない。
• 顧客メール、個人情報、認証情報、営業秘密、社内機密を指示文やテスト入力へ固定しそうになる。
• 出力が原文にない内容を結論として埋め、要確認として止められない。
• AIの出力を承認済みの回答、会社の規程、アクセス権、データ分類、情報漏えい防止策として扱おうとする。
• Flowや別アプリの連携、外部共有、送信、ファイル操作まで一度に進めようとする。

Googleのデータ保護に関するHelpは、Workspace内のコンテンツや生成AIモデルの扱いを条件付きで説明しています。それは、どの秘密情報でも入力してよいという許可でも、社内規程・契約・法務判断の代替でもありません。データを最小化し、社内ルールを先に確認します。［S7］

まとめ：使えるかではなく、どこまで確認できたかで決める

Google WorkspaceのGeminiカスタム指示は、Google公式の発表上、DocsからDrive、Chat、Slides、Sheets、Gmailへ対象面が広がっています。一方、専用Helpのサービス列挙や提供条件には確認の差があり、全アプリ・全テナント・日本語で同じように使えるとは言えません。

だから最初の判断は「全社で使う」ではなく、「表示と範囲を確認できた1アプリで、合成FAQ3件を3欄に整理し、人が原文と照合できるか」です。できなければ保留します。できても、結果を承認済み回答や効果として扱わず、確認メモを残してから次の業務を選びます。

MASTER key株式会社 AX事業部のこの記事での立場は、AI導入の最初の単位を「機能」ではなく、「対象アプリ・データ範囲・人の照合・停止条件」で切ることです。これは読者に提示する業務設計上の見解であり、顧客実績、導入成果、検索需要の実測を示すものではありません。

まずは自社画面に表示された一つのアプリで、公開または合成FAQ3件と確認メモを用意してください。続けるか、構成を直すか、保留するかは、そのメモの空欄から決められます。

参照元

以下は本稿で参照したGoogle公式資料です。外部ページの取得日は2026年9月12日です。

• ［S1］Google Workspace Updates: Custom instructions for Gemini in Workspace now available in more apps
• ［S2］Google Workspace Updates: Set custom instructions for Gemini in Google Docs
• ［S3］Google Docs Editors Help: カスタム指示で Gemini in Workspace の回答をカスタマイズする
• ［S4］Google Docs Editors Help: Customize Gemini in Workspace's responses with your instructions
• ［S5］Google Workspace Learning Center: Using Google Workspace with Gemini
• ［S6］Google Workspace Learning Center: Tips to use AI steps in flows
• ［S7］Google Docs Editors Help: Learn how Gemini in Gmail, Calendar, Chat, Docs, Drive, Sheets, Slides, Meet & Vids protects your data