AIで案内文を質問と答えに整える：答えの根拠を原文で確認

案内文を「質問」と「答え」の形に並べると、申込期限や持ち物を探しやすくなります。AIに整えてもらうときは、質問を増やすことと、その答えを新しく決めることを分けましょう。

たとえば、案内に申込方法は書いてあっても、欠席時の連絡先は書かれていないことがあります。後者にもっともらしい答えを足すと、まだ決まっていない対応が正式な案内に見えてしまいます。AIには質問と回答候補を整理してもらい、元の文だけで答えられないものは「確認待ち」として分けます。

まず、答えを作る作業と質問を選ぶ作業を分ける

FAQは「よくある質問と答え」のことです。読み手が知りたいことを質問にすると、案内の必要な箇所へたどり着きやすくなります。

ただし、質問の形にするだけなら、元の案内にない情報まで用意できたことにはなりません。生成AIの出力には、自然に読めても事実と異なる内容が混ざることがあります。NISTの生成AIリスク資料も、もっともらしい誤情報を「confabulation（事実と異なる生成）」のリスクとして扱っています。回答文の読みやすさではなく、どの原文が答えの根拠なのかを確かめることが大切です。NIST「生成AIプロファイル」

この方法で見るのは、次の二つです。

読み手が知りたいことに、元の案内だけで答えられるか
答えられる場合、その答えが案内のどの箇所に書かれているか

入力には、許可を確認できた文章か架空の例を使う

職場で使うときは、利用が認められたAIと入力可能な情報の範囲を先に確認してください。デジタル庁のガイドライン第2.0版は政府情報システム向けのものですが、利用者が組織やシステムごとのルールに従うことを定めています。民間企業の規程そのものではないため、自分の職場のルールと利用するサービスの条件を確認します。デジタル庁「ガイドライン第2.0版」

実際の文章を入力してよいと確認できない場合は、名前や一部を伏せただけの文書で試さず、架空の案内を使ってください。氏名、連絡先、顧客や従業員の情報、契約内容、社内だけの未公開情報、パスワードや会議の参加情報は入力しません。入力可否が分からないときは貼り付けず、確認できる人に尋ねます。

架空の案内から、質問を二つ作ってみる

以下は手順の説明用に作った架空の案内です。実在の会社やイベント、AIの実機出力を示すものではありません。

文書整理ミニ勉強会

日時：10月21日 14時〜15時
場所：会議室A
対象：参加を希望する職員
申込：10月16日17時までに案内フォームから申し込む
持ち物：事前に配布した資料
欠席時の連絡方法：記載なし

AIには、たとえば次のように頼めます。

次の案内文だけを根拠に、読み手が知りそうな質問を二つ作ってください。各項目を「質問」「答えの候補」「根拠となる案内の項目」「状態」の順に並べてください。案内に答えがない場合は、答えを推測せず「案内に記載なし」、状態を「確認待ち」としてください。日時、対象、申込期限、申込方法は書かれた内容を変えないでください。

出力の確認例は次のとおりです。これはAIに実際に試した結果ではなく、照合するときの形を示しています。

質問	答えの候補	根拠	状態
申込はいつまでですか？	10月16日17時までです。案内フォームから申し込みます。	「申込」の行	原文で確認できる
欠席するときはどこへ連絡しますか？	案内には記載がありません。	該当する記載なし	確認待ち

答えを原文と照合し、記載がないものは分けておく

AIの案が出たら、次の順で確認します。

質問が読み手の用事に合っているかを見ます。案内と関係の薄い質問は外します。
答えの一文ごとに、根拠となる行や見出しを原文で探します。根拠に線を引けない答えは、そのまま載せません。
日時、対象、期限、申込方法、持ち物など、読み違えると困る条件を原文と見比べます。
原文にない質問は、完成したQ&Aに混ぜず「確認待ち」に残します。必要なら案内の担当者に確認し、回答が決まるまで公開しません。

「欠席時は担当者へ連絡してください」とAIが補っても、元の案内に連絡先や手順がなければ採用しません。誰に連絡するかを決めるのは、文章を整える作業ではなく、案内の内容を決める判断だからです。

最初の一歩

まずは、入力してよいことを確認した短い案内か、上のような架空の案内を一つ選びます。質問を二つだけ作り、それぞれの答えの根拠に原文で線を引いてみてください。線を引けない質問は「確認待ち」に分けます。

短い案内のQ&Aづくりなら、この方法で答えの根拠を確認できます。複数の資料が食い違う場合や、規程・契約・安全に関わる判断が必要な場合は、AIにどちらを正しいと決めさせず、資料の管理者や担当者に確認してください。

参照元

NIST, Artificial Intelligence Risk Management Framework: Generative Artificial Intelligence Profile（2024年）。生成AIのリスクを整理した資料です。この記事のQ&A形式を定めるものではありません。
デジタル庁, 「行政の進化と革新のための生成AIの調達・利活用に係るガイドライン（第2.0版）」（2026年6月12日）。政府情報システム向けの資料です。民間組織の規程や個別サービスの利用条件は、それぞれ確認してください。

いずれも2026年10月7日に参照しました。