資料をAIに整理してもらう前に、問いを一つ決める

資料を短くまとめてもらったのに、今知りたいことが見つからず、結局原文を読み直す。そんなときは「もっと短く要約して」と頼み直す前に、資料を読む目的を一つの問いにしてみましょう。

全体の流れをつかみたいなら、全体要約が役立つ場面もあります。一方、「当日の準備に何が必要か」のように確認したいことが決まっているなら、その問いに関係する箇所と条件を拾ってもらう依頼に変えられます。要約を短くするより、読む目的に合う材料を先に選ぶ方法です。

資料を読む目的を、一つの問いにする

資料を渡す前に、「読み終えたら何を知りたいか」を一文で書きます。たとえば、勉強会の案内なら「申込方法を知りたい」「当日の準備を知りたい」「終了後の連絡方法を知りたい」は別々の問いです。一度に全部を頼まず、今回答えが必要な一つを選びます。

問いが広すぎると感じたら、「誰が」「いつ」「何をするか」のどこを知りたいのかを足します。「案内を整理して」ではなく、「事前申込みを済ませた参加者が、当日に自分で持参する物は何か」のようにすると、確認対象が見えやすくなります。

架空の案内で試す

以下は説明用に作った架空の勉強会案内です。

対象：事前申込みを済ませた参加者。持ち物：筆記用具。配布資料は会場で渡すため、持参は不要。受付は開始時刻の15分前から。

ここで知りたいことを「当日、自分で用意して持っていくものは何か」と決めます。AIには、全文の要約ではなく、問いへの答え、根拠になる原文、持参不要などの条件を分けて出すよう頼みます。たとえば次のように入力できます。

次の案内について、全文を要約せず、問いに関係する情報だけを整理してください。
問い：当日、自分で用意して持っていくものは何ですか。
答えを一文で書き、根拠となる原文を短くそのまま引用してください。
持参不要などの条件や例外、対象者が書かれていれば添えてください。
案内に答えが見つからない場合は「本文からは判断できない」としてください。推測で補わないでください。

案内：
対象：事前申込みを済ませた参加者。持ち物：筆記用具。
配布資料は会場で渡すため、持参は不要。受付は開始時刻の15分前から。

返答を見るときは、「筆記用具」という答えだけで終わらせず、原文のどの一文が根拠かを確認します。配布資料は会場で渡すため持参不要という条件も拾えているか、対象者を読み違えていないかを見ます。もし返答に「ノートパソコンも必要」と加わっていたら、案内には書かれていないので採用しません。

返答を原文と照らす

AIの返答は、確認する箇所を見つけるための手掛かりとして扱います。引用された文が原文と一字一句同じか、答えの前後に対象者・期限・例外が書かれていないかを自分で読みます。関係する文だけを抜き出した結果、前後の条件が落ちていることもあるためです。

案内に持ち物が書かれていないなら、一般的に必要そうな物を足すのではなく「本文からは判断できない」としておきます。資料に書かれたこと、書かれていないこと、まだ人に確認する必要があることを分ければ、整った文章を事実の代わりにせずに済みます。

資料が長い場合は、利用を認められた範囲で全体を渡すか、関係しそうな箇所と前後の条件を含む部分を使います。抜粋だけでは対象者や例外を確かめられないなら、原文の該当箇所を自分で探し直してください。問いが複数あると気づいたら、別々に頼み、一つずつ照合します。

入力してよい情報を先に確かめる

仕事の資料を入力する前に、勤務先のルールでそのAIサービスへの入力が認められているか確認します。顧客や同僚の個人情報、社外秘の資料、未公開の契約・人事情報、パスワードやアクセス情報は入力しません。氏名だけを消しても、他の記述から個人や案件が分かることがあります。

原文を共有できないときは、実際の資料を貼らず、架空の短い文章で依頼の形だけ試す方法があります。共有が許可された資料でも、必要な問いに関係する範囲に絞り、答えを原文で確かめます。

次に資料を開いたときの小さな一歩

次に読む案内や手順書で、読む前に「今回知りたいこと」を一問だけメモしてみてください。その問いに答える文と、対象者や例外などの条件を原文から一組選べば、全体要約だけでは見つけにくかった確認箇所を自分で確かめられます。