2026.10.06
AIに文章を整えてもらうとき、引用と自分の説明を分ける方法
資料の一文を紹介するとき、「原文をそのまま見せたい」のか、「意味を自分の言葉で伝えたい」のかを先に決めると、AIへの頼み方と確認する場所がはっきりします。引用は原文どおり、説明は自分の言葉として分けて下書きしましょう。
先に決めるのは「言葉そのもの」か「意味」か
言い回し自体が大切なら、短い一節を原文どおり引用します。内容が伝わればよいなら、引用符で囲まず、自分の説明として言い換えます。どちらの場合も、元の資料が分かるように示し、共有前に原文へ戻って確かめます。
AIへの依頼も、この二つを別の欄に出すよう具体的にします。OpenAIの案内も、依頼を明確・具体的にし、必要な背景を伝え、返答を見て調整する方法を紹介しています。ここでの二欄の使い方は、その考え方を文章共有に当てはめた実務上の提案です。OpenAI Help Center「ChatGPTのプロンプト作成に関するベストプラクティス」
架空の案内文で試す
次の案内文は、手順の説明用に作った架空の文章です。
申込書は10月15日までに提出してください。提出後に内容を変更する場合は、10月20日までに窓口へ連絡してください。
共有文で期限を正確に示したいなら、次のように分けます。
- 原文の引用：「申込書は10月15日までに提出してください。」
- 自分の説明：提出後の変更も、10月20日までに窓口への連絡が必要です。
一つ目は案内文からそのまま抜き出した文、二つ目は自分が相手に伝える説明です。二つ目を引用符に入れたり、案内元がそう言ったように見せたりしないのがポイントです。
そのまま使える依頼文
自分で作った例文、または利用ルール上AIに入力してよいと確認できた文章で試してください。本文と依頼を分けると、AIに何を材料として扱うかが伝わります。
次の案内文をもとに、社内共有用の短い下書きを作ってください。結果は「原文の引用」と「自分の説明」の二つに分けてください。
- 「原文の引用」は、案内文から選んだ一文を文字を変えずにそのまま示し、かぎ括弧を付ける。
- 「自分の説明」は、案内文の意味を保った一文にする。引用符は付けない。
- 案内文にない理由、期限、連絡先は足さない。判断できない場合は「要確認」と書く。
案内文： 「申込書は10月15日までに提出してください。提出後に内容を変更する場合は、10月20日までに窓口へ連絡してください。」
返答は三か所を原文と照らす
- 引用の文字：助詞、数字、句読点も含め、引用した部分が元資料と同じかを見ます。読みやすく直した文は引用として使わず、必要なら言い換えの欄へ移します。
- 説明に残る条件：期限、対象、例外、次にすることが抜けたり変わったりしていないかを確かめます。元資料にない補足が足されていたら削るか、別の資料で確かめます。
- 誰の言葉か：引用と自分の説明が見た目でも区別でき、資料名や該当箇所へ戻れるかを確認します。AIが付けた出典や引用らしい表示だけで、照合済みとは判断しません。
出力が混ざった場合は、同じ文章をもう一度頼むときに「引用欄は原文をそのまま」「説明欄は引用符なし」と欄ごとの条件を強めます。それでも原文と一致するか、説明が意味を保つかは自分で確かめてください。
入力前と公開前に確認すること
最初の練習には、自作の架空文を使えば実際の業務情報を渡さずに流れを確かめられます。顧客名、連絡先、社員情報、契約内容、未公開資料、社内限りの情報は、会社のルールと利用サービスの条件で入力が明確に認められていない限り貼り付けないでください。
社外に文章を載せる場合、出典を記せば必ず他人の文章を使えるとは限りません。文化庁の令和8年度「著作権テキスト」は、出所の明示と、許諾なしで利用できる条件は別だと説明しています。使う資料の利用条件と社内ルールを確認し、判断に迷う場合は担当者へ相談してください。文化庁「著作権テキスト 令和8年度版」
まずは架空の案内文を一つ使い、引用欄と説明欄を分けるところまで試せます。元資料と照らせない文章、出典や入力可否が確かめられない文章は、共有用の完成稿にせず保留します。
確認した資料：2026年10月6日（日本時間）
