2026.10.04
説明文を直す前に、AIに質問を一つ返してもらう
AIに説明文を整えてもらうと、読みやすくはなっても、聞き手に必要な情報がそろったかは別に確認が必要です。いきなり完成文を頼むのではなく、自分で二、三文を書き、「初めて聞く人が確かめそうな質問を一つ」返してもらう方法があります。返ってきた質問に自分で答えることで、説明を補う前に確認すべき点が見つかることがあります。
説明したい内容を短く書く
まず、手順や使い方など、自分が元資料を見て説明できる一作業を選びます。職場で使う情報なら、AIに渡してよいと認められた範囲か先に確認してください。説明の下書きは二、三文で十分です。元資料を丸ごと貼る必要はありません。
以下は、架空の備品貸出を使った説明例です。
共有プロジェクターを使う人は、使用前に貸出表へ名前と利用日を書きます。使い終わったら、所定の棚に戻します。
AIには質問を一つだけ頼む
下書きを入力し、次のように頼みます。
私は次の内容を初めて聞く人に説明する練習をしています。説明を書き直したり、答えを補ったりせず、聞き手が確かめそうな質問を一つだけ返してください。説明に書かれていない条件を推測して加えないでください。
説明：共有プロジェクターを使う人は、使用前に貸出表へ名前と利用日を書きます。使い終わったら、所定の棚に戻します。
質問の例は「所定の棚はどこにありますか？」です。この説明だけでは棚の場所は分かりません。自分なら「元の資料で棚の場所を確認してから説明に足します」と答えます。分からないことを想像で埋めず、資料や担当者に確認するのがポイントです。
返答を三つの観点で確かめる
AIの返答を読んだら、次の点を見ます。
- 質問は一つだけか。説明全体の書き直しや、複数の質問まで返ってきたら、依頼を短く言い直します。
- 説明の内容に関係しているか。元の文にない条件を前提にした質問や、話題から外れた質問なら採用しません。
- 答えを元資料から確認できるか。書かれていない場合は、未確認のまま残し、元資料や担当者に戻ります。
AIが出す質問は、聞き手の反応を予測したものではなく、確認点の候補です。質問が一つ返ってきたことだけで、説明の不足がすべて見つかったとは判断しないでください。
入力する情報と使う場面を選ぶ
個人名、顧客情報、社外秘の内容、認証情報、未公開の人事・契約情報などは入力しないでください。利用が認められた情報か判断できないときは、実際の資料を使わず、架空の例だけで練習するか、この方法を使わないでください。
この練習は、説明の順番や足りない情報を考える補助に向いています。安全、契約、人事など重要な判断や、正式な手順の確定はAIの質問だけで決めず、元資料や責任者に確認します。
AIを日常的に使う人は、「初めて使う人」のように聞き手を一つ決めてから質問を頼むと、返答が説明の相手に合っているかを見比べやすくなります。
まずは二文と一つの質問から
次に人へ説明する内容を二文ほどで書き、質問を一つだけ頼んでみましょう。質問に自分で答えられたら元資料と照らし、答えられない部分があれば確認事項として残します。文章を整えるのは、事実を確かめたあとで十分です。
