読み手が知っていることを、AIへの依頼に添える

「分かりやすく書いて」と頼んでも、読み手が何を知っているかまでは伝わりません。そのため、前提が抜けて読みにくくなったり、すでに知っている説明が長く続いたりします。

依頼に「相手が知っていること」と「初めて知ること」を一つずつ添えると、どの説明を入れるべきか考えやすくなります。OpenAIの案内も、依頼を明確にし、必要な文脈を加え、出力を見て整えることを勧めています。ここでは、その考え方を社内向けの短い案内文に使ってみます。公式のプロンプト案内（2026年10月1日確認）。

読み手について、三つだけ書く

まず、次の三点を短くメモします。

• 誰が読むか：チームに加わったばかりの人、毎週の報告をしている同僚など
• すでに知っていること：提出先、これまでの手順、用語の意味など
• 初めて知ること：変更日、新しい手順、今回してほしいことなど

読み手の知識を詳しく調べる必要はありません。仕事の案内なら、「この相手は何をすればよいか分かっているか」「どこから説明が必要か」を考えるだけで、依頼の焦点を決められます。

同じ事実でも、説明を調整できる

以下は、説明の組み立てを示すための架空の社内例です。事実を先に固定し、読み手の違いだけを変えています。

使う事実

• 2026年11月2日以降、週次進捗報告の締切を毎週水曜16時から毎週金曜正午に変更する
• 週明けの確認会議に向けた準備時間を確保するための変更
• 提出先は、これまでと同じ共有フォーム

チームに加わったばかりの人向け

週次進捗報告の締切が、2026年11月2日から毎週金曜日の正午に変わります。週明けの確認会議に向けた準備時間を確保するためです。提出先はこれまでどおり共有フォームです。

報告の目的と提出先を知っている同僚向け

2026年11月2日から、週次進捗報告の締切は毎週金曜日の正午になります。

後者では、すでに知っている目的や提出先の説明を省いています。相手が知らないことを補い、知っていることを繰り返さないための調整です。なお、変更日や締切などの事実は、どちらの文面でも同じです。

そのまま試せる依頼例

実際の業務では、まず個人情報や社外秘の内容を除いた事実を用意します。そのうえで、次の形で依頼できます。

社内向けのお知らせを短く作ってください。
相手：チームに加わったばかりで、週次報告の目的と提出先をまだ知らない人
相手が知っていること：チームに週次報告があること
初めて知ること：2026年11月2日から締切が水曜16時から金曜正午に変わる
変更の理由：週明けの確認会議に向けた準備時間を確保するため
変わらないこと：提出先は同じ共有フォーム
根拠にない情報は足さず、確認が必要な点は文案の後に「要確認」として分けてください。

同じ事実のまま「相手」「相手が知っていること」を入れ替えて、もう一度頼みます。たとえば、締切変更だけを知らない同僚向けなら、変更理由や提出先を省いてよいかもしれません。読み手に合わせた違いが出るかを比べてみましょう。

下書きは、元の情報と照らして確認する

出力された文章を使う前に、次を見ます。

1. 日付、締切、提出先が、用意した事実と一致しているか
2. その読み手に必要な説明が入っているか
3. 読み手が知っている説明を長く繰り返していないか
4. 問い合わせ先、例外、遅れた場合の扱いなど、依頼していない事実を作っていないか

誤りや説明不足があれば、元資料を確認してから、足りない事実だけ追加して再度頼みます。重要な情報はAIの文面だけで確定せず、元の資料と照らし合わせてください。AIの回答には、もっともらしく見えても誤った情報が含まれることがあります。回答の確認に関する案内（2026年10月1日確認）。

個人名、連絡先、顧客情報、人事情報、未公開の数字や社内限定資料は、勤務先のルールで利用が認められた場合を除き入力しません。練習では架空の事実を使い、実務では共有してよい情報だけに置き換えてください。

次に短い案内文を書くときは、依頼を送る前に「相手がすでに知っていること」と「今回初めて伝えること」を一つずつ書き出してみてください。