ChatGPTで業務手順を整理する：条件別の作業を分ける

作業手順を見やすく並べるとき、条件の違う確認まで一つの順番にしてしまうことがあります。たとえば「印刷する場合」と「画面で共有する場合」では、必要な確認が異なります。両方を一本道にすると、毎回は必要のない作業まで全員が行う説明になりかねません。

ChatGPTは、入力した文章に応じて返答を作るAIサービスです。条件と作業の組み合わせを表に整理する下書きを頼めます。確認したいのは、見た目が整ったかだけではありません。元の手順にある条件が、対応する作業から離れていないかを人が確かめます。

最初に「共通」と「条件別」を分ける

手順を整理する前に、作業を三つに分けて考えます。

• どの場合にも行う作業
• 条件Aの場合だけ行う作業
• 条件Bの場合だけ行う作業

条件Aと条件Bが必ずどちらか一方とは限りません。両方に当てはまる場合もあれば、元の説明だけでは判断できない場合もあります。AIに選ばせず、そうした点はそのまま「要確認」と残します。

新しいチャットのメッセージ欄から文章を入力して始められます。画面や利用できる機能はアカウント、端末、職場の設定で異なることがあります。職場で利用が認められたサービスと範囲を先に確認してください。ChatGPTの利用案内（OpenAIヘルプ）

架空の手順を使って試す

まずは、実際の業務文書を使わず、短い例で試します。次の手順は説明用に作った架空の内容です。

以下の手順を、元の内容を足さずに表へ整理してください。
列は「条件」「その場合に行う作業」「根拠の文」にしてください。
どの場合にも行う作業は、条件を「共通」としてください。
条件と作業は同じ行に対応させてください。
元文から判断できない点は「要確認」とし、条件が重なる場合は
片方だけと決めず、そのまま残してください。

手順：
- どの場合も、資料名が合っているか確認する。
- 印刷する場合は、部数を確認する。
- 画面で共有する場合は、共有先と表示を確認する。

出力例も説明用です。ChatGPTで実行して得た結果ではありません。

表にできたら、元の手順と一行ずつ照合します。

1. 共通作業に、片方の条件だけで必要な作業が混ざっていないか。
2. 条件ごとの作業が、それぞれ元文の条件と対になっているか。
3. 根拠の文にない作業や条件が加わっていないか。
4. 印刷だけの場合、画面で共有する場合、両方を行う場合を順に想像し、不要な確認が紛れ込まないか。

たとえば「印刷する場合」の行に「共有先と表示を確認する」が入っていたら、AIに次のように追加で頼めます。

「印刷する場合」と「画面で共有する場合」を別々の条件として扱い、
共通作業は別の行にしてください。元の文にない作業は追加せず、
判断できない点は「要確認」と書いてください。

追加の返答も元の手順に戻って確認します。条件の意味や例外が元文から読み取れなければ、手順を知っている担当者に確かめてください。表現が整理されても、実際の運用ルールを決める人はAIではありません。

入力情報は架空の内容から

試すときは、仕事で利用が認められたAIサービスを使い、個人名、顧客情報、社員情報、ログイン情報、社外秘の文書や未公開の業務情報を入力しないでください。社内ルールで許可された範囲が分からない場合も、実データを使わず、架空の文面で試します。

ChatGPTのデータ管理設定では、会話の利用方法などを選べますが、利用できる設定は契約や職場の管理方法によって異なります。設定を変えることは、職場の情報を入力する許可の代わりにはなりません。会社のルールを優先してください。ChatGPTのデータ管理（OpenAIヘルプ）

次に試す一歩

手順の内容を自分で確認できる、影響の小さい作業を一つ選びます。まずは固有名詞や実データを含まない架空の短文にして、「共通」「条件A」「条件B」の作業を分けるようChatGPTに頼みます。結果を元文と照らし、条件ごとの作業が混ざっていないかを見てから、必要なら実際の手順書の直し方を担当者に相談しましょう。

製品情報の確認日：2026年10月7日。出典： ChatGPTの利用案内、ChatGPTのデータ管理（OpenAIヘルプ）。