ChatGPTで引継ぎメモを整理。担当の根拠と「要確認」を残す

引継ぎメモをChatGPTで整えると、作業は見やすくなっても、誰が担当するかまでは分からないことがあります。前後の文に出てきた人や役割を、書かれていない作業に当てはめてはいけません。

ここでは、メモに書かれた「作業」「担当の役割」「担当を示す言葉」を並べ、担当が見つからない行を「要確認」として残す方法を紹介します。担当を決めるのはAIではなく、実際の仕事を知る人です。

まずは、作業と担当の根拠を分ける

次のメモは、説明用に作った架空の例です。

受付係が受付札を並べる。終了後に机を元の位置へ戻す。記録係が配布物の残数をメモする。

「受付札を並べる」は「受付係が」と書かれています。「残数をメモする」には「記録係が」とあります。一方、「机を元の位置へ戻す」には、誰が行うか書かれていません。近くに受付係や記録係が登場していても、担当だとは決められません。

ChatGPTに整理を頼む

ChatGPTは質問への回答や文章の作成・書き換えなどを手伝う会話型AIです。利用できる機能はプランや設定などで異なりますが、この例ではメッセージ欄に文章を入力する通常のテキスト相談だけを使います。ChatGPTの基本案内 と機能概要（2026年10月8日確認）

まずは架空の例を使い、次のように頼んでみます。

次の引継ぎメモを整理してください。作業ごとに「作業」「担当（原文で明記された役割だけ）」「担当の根拠になった原文」を並べてください。担当が書かれていない作業は「要確認」とし、前後の文から推測しないでください。新しい作業や担当を追加せず、最後に原文と照合する点を挙げてください。

受付係が受付札を並べる。終了後に机を元の位置へ戻す。記録係が配布物の残数をメモする。

下の表は、元のメモから読み取れる整理例です。ChatGPTで実際に生成・検証した結果ではありません。

返答を原文に戻して確かめる

表ができても、そのまま正式な分担表として使わず、元のメモを一行ずつ見直します。

• それぞれの作業が原文にあるか。AIが作業を増やしたり、意味を変えたりしていないか。
• 担当欄に書かれた役割を、原文のどの言葉が示しているか。根拠の言葉が見つからなければ、担当を推測している可能性があります。
• 担当が書かれていない作業は「要確認」のままか。別の行に出てくる役割を割り当てていないか。

たとえば、AIが「机を戻す」を受付係の担当にしていたら、その行を指定して「この作業の担当は原文にありません。推測せず『要確認』に直してください」と伝えられます。直した表も原文と照らし合わせ、実際に誰が行うかは関係者に確認してください。役割が書かれていても、実際の担当者や実行の承認まで決まっているとは限りません。

職場のメモを使う前に

最初は架空のメモで試せます。実際の引継ぎメモを使う場合は、職場で利用が認められたAIサービスかを確かめ、必要な範囲だけを使ってください。氏名、顧客情報、未公開の予定、認証情報、事故や人事に関する情報など、機密や個人情報は入力しないでください。匿名化や置き換えで安全にできるか判断できない場合は、実文を入力せず架空の例にとどめます。

まずは自分で作った三文のメモから、作業に線、役割に丸を付けてみましょう。担当を示す言葉が見つからない作業が一つあれば、「誰に確認すれば決まるか」を考えるところまでが、小さな一歩です。