ChatGPTで受付表を整える前に、0件・未入力・対象外を分ける

受付件数を一覧にしたとき、空欄を0にすると「まだ調べていない」と「受付がなかった」が同じ数字に見えます。ChatGPTに表の形を相談するなら、まず値と状態を分け、合計は後にします。

先に分ける三つの状態

ここでは、架空の受付記録を例にします。

「0件」は数えてゼロと確かめた値です。「未入力」は値がまだ分からない状態なので、0に置き換えません。「対象外」は集計に含めない行です。表計算で件数欄を数字だけにする場合、未確認と対象外はどちらも空欄にし、隣の「状態」欄で違いを示す方法があります。上の「—」は対象外を見やすくする表示例で、件数の数値ではありません。

ChatGPTに渡す入力例

OpenAIのChatGPT利用者向け案内は、依頼を明確・具体的にし、必要な背景を伝え、返答を確認して調整する方法を紹介しています。今回は「表にして」だけでなく、列と値の意味、してほしくない補完も書きます。ChatGPTへの依頼の書き方（OpenAIヘルプ）（2026年10月11日確認）。

次のように、まずは架空の三行だけを入力します。

次の架空の受付メモを、日付・件数・確認状態を分けて表にしてください。

• 10月12日：受付件数0件と確認済み
• 10月13日：件数をまだ調べておらず未入力
• 10月14日：休業で受付自体がなく、対象外

未入力と対象外の件数を0にしないでください。値を推測せず、三日間の合計も出さないでください。

以下は説明用に作った出力の見本で、ChatGPTに送信して得た結果ではありません。

返答を原メモと照らす

表が整って見えても、そのまま使わず、三行を一つずつ見比べます。

• 10月12日だけが「0件・確認済み」になっているか
• 10月13日の件数を補わず、「未確認」が残っているか
• 10月14日を0件の実績として数えず、「対象外」と示しているか
• 日付と状態が元メモの組み合わせから変わっていないか
• 三日間の合計など、頼んでいない数字が追加されていないか

一つでも違えば、その行を元メモと照合してから直します。たとえば、未確認の欄に0が入っていたら「10月13日は未確認のままにして、件数を0にせず、元メモと対応する一行だけ出し直してください」と頼み直せます。修正版も自分で確かめてください。

まずは架空の三行で試す

職場で利用が認められたAIサービスかを確認し、実際の受付データを使う前に、上のような架空例で列と確認方法を試します。氏名、連絡先、顧客情報、社内の秘密、パスワードなどの認証情報は入力しません。入力の許可範囲が分からないときは、実データを貼らずに架空の値で練習してください。

実際の表で合計を出すのは、どの日が集計対象か、未確認の欄が残っていないかを人が確かめてからです。AIには見た目の整理を相談できますが、0と空欄の意味や、何を集計に含めるかは元資料と業務ルールに沿って決めます。