ChatGPTで説明スライドを整理。画面に残すこと、口で補うこと

説明用のスライドを一枚にまとめようとすると、文字を減らすことばかり考えてしまいがちです。けれど、どの情報も同じように削れるわけではありません。説明中に目で見てほしい情報と、口で補える情報を分けると、何を画面に残すか決めやすくなります。

ここでは、同僚に口頭で案内しながら見せる一枚の文章案を、ChatGPTに整理してもらう方法を紹介します。スライドファイルやデザインを作る手順ではなく、表示する文と話すメモを考えるための使い方です。後から一枚だけ配る場合は、口でしか伝えていない必要情報を画面にも戻します。

依頼する前に、伝えたい行動を一つ決める

まず、人に何をしてほしいのかを自分で決めます。例なら「参加したい人に、期限までに主催者へ知らせてもらう」です。日時、場所、参加の条件など、変えてはいけない情報も元の案内から確認します。

次に、聞きながら目で確認してほしい情報と、話して補える情報を考えます。連絡を促す案内なら、誰にいつまでに知らせるかは画面で見つけやすくしたい情報です。持ち物の説明は口頭で伝えられる場合もありますが、スライドを後から配るなら画面に必要です。どこへ置くかは、スライドの使い方に合わせて決めます。

ChatGPTに文章の置き場所を相談する

次は説明用に作った架空の案内です。下の入力例と配置案も架空で、ChatGPTへ実際に送信したり、出力を実機検証したりしたものではありません。

10月20日15時に休憩室で読書会を開く。参加は任意。参加したい人は10月16日までに主催者へ知らせる。好きな本を一冊持参する。

ChatGPTには、元の文とスライドの使い方を一緒に伝えます。たとえば、次のように入力します。

次は自作の架空案内です。
「10月20日15時に休憩室で読書会を開く。参加は任意。参加したい人は10月16日までに主催者へ知らせる。好きな本を一冊持参する。」

同僚へ口頭で説明しながら見せるスライド一枚の文章案と、口で補うメモ案を分けてください。
画面で特に伝えたいのは参加希望の連絡です。
新しい情報は足さず、省いた情報はどこへ置いたかも示してください。ファイル作成は不要です。

ChatGPTのプロンプト案内では、決まった書式に沿う必要はなく、必要に応じて目的、背景、ほしい出力、守る条件を伝え、返答を見て調整する方法が説明されています。この相談では「説明中に見る一枚」「画面と口頭を分ける」「情報を足さない」が依頼の条件です。

返答を元の案内と照らす

表示文には「読書会」「10月20日15時・休憩室」「参加希望は10月16日までに主催者へ」「参加は任意」を置き、口頭メモには「好きな本を一冊持参」と残す、という分け方が考えられます。

返答を使う前に、次の点を元の案内と一つずつ照らします。

開催日時の10月20日と、連絡期限の10月16日が入れ替わっていないか。
「参加は任意」が「参加必須」などに変わっていないか。
参加したい人が、誰に・いつまでに知らせるのか分かるか。
場所や持ち物など、元の情報が抜けたままになっていないか。口頭に回した情報は、説明でも確実に伝えられるか。
原文にない申込方法、締切時刻、持ち物の条件などが加わっていないか。

日時や条件に誤りがあれば、その部分を原文に戻します。必要なら「10月20日は開催日、10月16日は連絡期限です。日付は変えず、表示文だけ直してください」のように、直したい箇所と守る情報を具体的に伝えます。最後に使う文を決めるのは人です。

スライドを後日配布するなら、話しただけの持ち物や参加条件も表示文へ戻してください。会場で話を聞きながら見る画面と、一枚だけで内容を受け取る資料では、必要な情報が異なります。

入力する内容にも気を配る

仕事の資料をそのまま貼る前に、職場のAI利用ルールを確認します。顧客情報、社員の個人情報、社外秘の予定や未公開情報など、入力が認められていない内容は入れません。実際の案内で試す必要がある場合は、利用が認められた情報だけを使います。許可を確認できないときは、固有名詞や詳細を架空の内容に置き換え、機密の文章を復元できる形で入力しないようにします。

一枚にする作業では、AIに文を短くさせるだけでなく、「誰に何をしてほしいか」「何を画面で見せるか」「何は口頭で伝えるか」を分けて相談すると、確認すべき箇所も見つけやすくなります。まずは架空の案内一つで試し、画面に残したい情報と省いた情報の置き場所を並べてみてください。