2026.10.13
資料の準備、どこで止まった？ ChatGPTと次の確認を一つ選ぶ
配布資料を印刷したいのに、手元に「下書き」と「確定」という二つのファイルがあって、どちらを使えばよいか分からない。これは説明用の架空例です。
この場面でChatGPTに手伝ってもらうのは、状況と不足している情報の整理です。配布してよい版は、社内の案内や承認記録、担当者の指定を確かめて人が判断します。まず「最後にできたこと」「止まっているところ」「次に進みたいこと」を一つずつ書き出すと、相談の範囲を絞れます。
ChatGPTに伝えることを3つに分ける
ChatGPTのチャット欄に状況を入力して送ります。ファイル名や文書そのものを渡す必要はありません。最初は、実際の資料を使わず架空例で試せます。OpenAIの公式ヘルプでも、目的や背景を具体的に伝え、返答を確認しながら必要な情報を足す方法が案内されています。
次の入力例は説明用に作ったもので、ChatGPTに実際に送信した結果ではありません。
配布資料を印刷したいのですが、手元に「下書き」と「確定」という二つのファイルがあります。本文を見比べるところで止まり、配布対象の版はまだ確認できていません。望むのは、配布してよい版を選んでから印刷へ進むことです。起きていること、まだ不明なこと、次に自分で確認することを短く整理してください。ファイル名だけで正しい版を決めず、更新日・承認・担当者を作らないでください。実際にファイルを読んだとは書かないでください。
この入力には、いま起きていること、まだ分からないこと、進みたい状態が入っています。「ファイル名だけで決めない」「知らない日付や担当者を作らない」という条件も添えています。渡していないファイルの中身や社内の承認状況をChatGPTが確認したかのように書かないよう、前提も明示しています。
返答では「不明」と次の確認を見る
返答を読んだら、次の点を確認します。
- 「下書き」「確定」という名前を、配布してよい証拠として扱っていないか
- こちらが伝えていない更新日、承認者、担当者を作っていないか
- 実際のファイルを読んだ、または社内の指定を確認したと言っていないか
- 次の確認先が具体的か。配布案内や承認記録を見ても版が分からない場合、誰に何を聞けばよいかが整理されているか
たとえば、次のように整理されていれば、作業を進める手がかりになります。
- 分かっていること：配布資料の候補が二つあり、印刷したい
- まだ分からないこと：配布対象として指定された版
- 次に確かめること：案内や承認記録に指定があるかを見る。見つからなければ、指定を知る担当者に確認する
返答が曖昧なら、「次に確かめる場所を一つに絞ってください。情報が足りない場合は、担当者に確認する短い質問文を提案してください」と追加で頼めます。確認の基準が見つかったら、その根拠を読んでから印刷へ進みます。
まず一つだけ書いてみる
AIをほとんど使ったことがない人は、実際の仕事を入力する前に、架空の資料準備を使って「できたこと／止まったところ／次に確かめたいこと」を一行ずつ書くところから始められます。返答を読んで、名前だけで版を決めていないかを確かめてみてください。
業務の情報を使う場合は、勤務先で利用が認められたツールと入力範囲を確認し、必要最小限の情報にします。個人情報、顧客情報、認証情報、社外秘の資料名や内容は入力しません。AIの整理は、渡した情報をもとにした候補です。版の指定や印刷の判断は、信頼できる社内の案内・記録・担当者に確認して行います。
参考
確認日：2026年10月13日
