ChatGPTで案内文を整える：自作の見本から借りるのは表現だけ

二枚の書類と鉛筆のハイライトで、ChatGPTに見本を添え、表現だけを借りることを示した図。

「もっとやわらかく」だけでは、どの表現を変えたいのかが曖昧です。ChatGPTに自分で書いた文章の見本を添えるなら、まねてほしい特徴と今回伝える事実を分けて頼むと、出力の確認点がはっきりします。

ここでは、資料の誤字確認を頼む短い案内文を例にします。入力例は説明用の架空例で、実際にChatGPTへ入力した結果ではありません。

見本から借りる特徴を一つ決める

見本をそのまま「この感じで」と渡すだけでは、何を参考にしてほしいのかが伝わりません。まず、自作の文章から借りたい特徴を一つだけ言葉にします。たとえば「冒頭に短いお願いを置く」「文を短めにする」「落ち着いた言葉を使う」などです。

次に、今回の案内で変えてはいけない情報を別に並べます。作業内容や期限など、本文に入れてよい事実をここに書きます。見本の中にある題材や日付は、今回の情報として使わないよう明示します。

ChatGPTに渡す入力例

次の例では、見本は準備のお願い、今回の案内は資料の誤字確認です。火曜日と木曜日、参加条件が混ざらないかを後で確かめられるよう、題材を分けています。

案内文の下書きを一つ作ってください。

【私が書いた見本】
「準備のお手伝いをお願いします。参加できる方は火曜までにお知らせください。」

見本からまねてほしいのは「冒頭を短いお願いにする点」だけです。
見本の作業内容、火曜日、参加条件は、今回の案内に使わないでください。

【今回使う情報】
・お願いする作業：資料の誤字確認
・返答期限：木曜日まで

今回の情報だけで、二文以内の案内を一つ作ってください。
情報を追加・推測せず、不明な点があれば「要確認」としてください。

この頼み方でAIが必ず意図どおりに書くとは限りません。出てきた案をそのまま送らず、下書きとして元の情報と照らします。

返答を元の情報と照らす

案内文ができたら、次の点を一つずつ確認します。

作業は「資料の誤字確認」になっているか
返答期限は「木曜日まで」のままか
見本にあった準備、火曜日、参加できる人への呼びかけが混ざっていないか
元の情報にない担当者、場所、追加の約束を作っていないか
借りたい特徴である「冒頭の短いお願い」が、今回の相手にも自然か

違う情報が混ざっていたら、その箇所を示して「ここは今回の情報と違います。作業と期限は変えず、この一文だけ直してください」と頼めます。期限そのものが曖昧なら、AIに決めさせず、案内の担当者や原文に戻って確認します。

入力する文章を選ぶ

見本は自分で書いた文章か、職場でAIへの入力が認められている文章に限ります。顧客名や個人の連絡先、社外秘の内容など、入力が認められていない情報は貼りません。実文を使えない場合は、本文を渡さず「短い依頼から始める、落ち着いた調子」のように特徴だけ説明します。

最初の一歩は、使ってよい自作の一文に「まねてほしい特徴」を一つ書き添えることです。今回の案内で使う事実は別に置き、AIの返答は期限と作業を照合してから使いましょう。

できることと確認時点

OpenAIの公式説明では、ChatGPTは文章の下書きや書き換えを手伝う対話型AIです。使える機能はプランや設定によって異なります。本稿の「見本から借りる特徴」と「今回の事実」を分ける方法は、出力を確かめやすくするための実務上の提案で、特定の結果や文体の再現を保証するものではありません。製品情報は2026年10月8日に確認しました。

参考：ChatGPTの機能概要（OpenAI Help Center）