二つの資料で条件が違うとき、AIには差分の整理だけを頼む

同じ対象の申込期限が、案内Aには「10月18日」、案内Bには「10月20日」と書かれていたら、どちらを使えばよいか迷います。こうしたとき、AIに正解を決めてもらうのではなく、まず出典・対象者・原文を並べてもらうと、確認する点を絞れます。どちらを採用するかは、資料の有効性を確認できる人に尋ねましょう。

まず比べる項目を一つにする

二つの資料を一度に要約したり、共通の案内文にまとめたりする前に、今回確認したい項目だけを決めます。ここでは「申込期限」を取り上げます。

以下は説明用の架空例です。

期限以外の条件が同じに見えても、対象者や適用時期の範囲が違えば、単純な矛盾とは限りません。まず、何について比べているかを揃えます。

AIには「抜き出して並べる」よう頼む

利用が認められたAIに、関係する短い部分だけを出典名付きで渡します。次の例のように、どちらが正しいかは判断しないよう明示します。

案内Aと案内Bの「申込期限」を比較してください。
各案内について、出典名、対象者、期限、期限が書かれた原文を表にしてください。
原文は言い換えずに引用し、書かれていない情報は「記載なし」としてください。
どちらが正しいか、どちらが新しいかは判断しないでください。
同じ対象者・同じ条件の記述が食い違う場合は、両方を並べて「要確認」としてください。

案内A：既存会員の申込期限は10月18日です。
案内B：既存会員の申込期限は10月20日です。

この依頼で得たいのは、比較の下書きです。AIの表だけで原文との一致や、資料の有効性が確定したとは考えません。

原文と適用範囲を自分で確かめる

出力を受け取ったら、次の順で見直します。

1. 引用が原文と一致しているか：日付や否定語が抜けていないか、資料A・Bを開いて一文ずつ確認します。
2. 同じ条件を比べているか：対象者、申込の種類、適用期間などに違いがないかを見ます。条件が違うなら、矛盾として一つにまとめません。
3. どの資料が有効かを確認する：更新日だけで決めず、正式な保管場所や資料の管理者に、現在使うべき版を尋ねます。
4. 未確定のまま残す：根拠が揃うまでは「期限確認中」とし、AIに選ばせた日付で案内を出しません。

確認するときは、「既存会員の申込期限について、案内Aには10月18日、案内Bには10月20日とあります。現在使う期限と、その根拠になる資料を教えてください」のように、両方の記載を示して尋ねます。

初めて試す人は架空の文で練習する

まずは上の例をそのまま使い、出典名・対象者・日付が別々の欄に並ぶかを見てみましょう。慣れてきたら、職場で利用が認められているAIと資料の範囲で、短い抜粋に置き換えます。資料が長い場合も、必要な前後の文を残し、最初から全文を貼る必要はありません。

日常的にAIを使う人は、期限だけでなく対象者や条件も比較欄に加え、資料ごとに原文の引用を付けてもらうと、範囲の取り違えを見つけやすくなります。差が残った場合は、二つの記載と確認先をメモして、採用判断を保留します。

入力する情報に気をつける

職場で利用を認められたAIを使い、入力が許可された範囲だけを渡してください。氏名、連絡先、顧客情報、認証情報、社外秘の内容や未公開の計画は入力しません。資料をAIに渡してよいか分からない場合は、実際の文を貼らず、架空の文で依頼の仕方だけ練習するか、資料の管理者に確認してください。

二つの短い資料から違いを見つけるところまではAIに手伝ってもらえます。どの資料を正式な根拠として使うかを確認し、案内に反映するのは人の役目です。