『確認する』が三回。Geminiと、同じ確認か役割が違うかを確かめる

作業メモに「確認する」が三つ並ぶと、一つにまとめられそうに見えることがあります。けれど、同じ言葉でも、見ているものや確かめるタイミングが違えば、役割は別かもしれません。

先に必要なのは、確認を減らす判断ではなく、何と何を見比べているかを言葉にすることです。以下は、配布準備を想定した説明用の架空例です。

「確認する」の中身を分ける

三つとも「確認する」ですが、比べる対象は日付、数量、配布先と異なります。このメモだけでは、どの日付が正式か、予備の部数を含めるか、配布先メモが最新かまでは分かりません。役割の説明が似て見えても、それだけで手順を省いてよいとは決められません。

Geminiに渡す入力例

勤務先で利用が認められたGeminiのアカウントを使い、自分で作った架空の作業メモから試します。2026年10月20日に確認したGoogleの案内では、パソコン版Gemini Appsはテキストボックスに質問や依頼を入力して送信します。利用できる機能はアカウントなどで異なる場合があります。Gemini Appsの公式ヘルプ

次の文章を入力例として使えます。

配布準備について、私が作った説明用の架空メモです。

1. 日付を確認する。原案の日付と案内の日付を見比べる。
2. 部数を確認する。必要部数と印刷した部数を見比べる。
3. 配布先を確認する。渡す相手と配布先のメモを見比べる。

各行について、①見比べるもの、②違いがあれば気づけること、③このメモだけでは分からないことを表にしてください。メモに書かれている内容と推測を分け、推測には「可能性」と付けてください。三つの行をまとめたり、省略の許可や担当者を作ったりしないでください。

返答は、元のメモと照らして確認する

Geminiの回答は、元の三行と一つずつ見比べます。GoogleもGemini Appsの回答は誤ることがあるため、内容を確認するよう案内しています。

• 日付・部数・配布先の三つが、回答にも残っているか。
• 何と何を比べるのかが、入力したメモと一致しているか。
• メモから読み取れない目的や「正式な日付」が、事実のように足されていないか。
• 推測が推測として示され、不明な点が不明のまま残っているか。
• 「一つにまとめてよい」「一つを省いてよい」と、根拠なく結論づけていないか。

たとえば「日付の確認は同じだから省ける」と返ってきても、それは承認ではありません。原案や案内の決め方、職場で必要とされる手順は、元資料や手順の担当者に確かめます。AIの整理は、違いを説明して質問するための下書きとして使います。

実際の作業を試すときは、勤務先が認めたツールと情報だけを使います。秘密情報、認証情報、個人情報、未公開の社内資料は入力しません。まずは架空のメモで試し、出力を元の記載と照合してください。

次は「確認する」を一つだけ書き換える

自分用の作業メモにある「確認する」を一つ選び、「何と何を見比べるか」を書き足します。目的が分からなければ、目的を推測で埋めず「未確認」と残します。重複しているように見える手順は、担当者へ相談する材料にとどめ、承認なしに削らないことが大切です。