案内を一つ直したら、ほかのメモは？ Geminiと更新の影響先を並べる

案内を一つ直したあと、同じ情報を写した別のメモが古いまま残っていないか気になることがあります。とはいえ、見つけた資料をすべて新しい内容に直せばよいとは限りません。これから使う準備メモと、すでに終わった回の記録では、扱いが違うからです。

Geminiに見てもらうのは、手元で存在を把握している資料だけに絞れます。渡した文章から見直し候補とその根拠を並べてもらい、実際に直すかどうかは元の案内や担当者に確かめます。今回のように文章だけを渡す方法では、Geminiが職場のフォルダーを全部探したり、資料を更新したりしたことにはなりません。

「今後使うメモ」と「過去の記録」を分ける

たとえば、次回の案内では受付場所を「本館入口」から「別館入口」へ変える予定だとします。次回の準備メモには「受付表示を本館入口に置く」、終了した前回の記録には「本館入口で受付を実施」と書かれています。

次回の準備メモは、これからする作業に関わるため見直し候補です。一方、前回の記録は当時の出来事を残すものです。場所が変わったからといって、前回も別館で受付したことに書き換えてはいけません。まずは資料の役割を分け、どこまでが確認できているかを見ます。

Geminiに渡す文章を三つに絞る

以下は、試し方を説明するための架空の入力例です。Geminiに送った実際の会話や回答ではありません。実際に試すときは、勤務先で利用を認められたツールとアカウントを使い、入力してよい情報の範囲を先に確認してください。

これは説明用の架空の例です。
次回案内Aは、受付場所を「本館入口」から「別館入口」へ変更する予定です。
次回の準備メモBには「受付表示を本館入口に置く」とあります。
終了した前回の記録Cには「本館入口で受付を実施」とあります。

Aの変更を前提に、人が見直す候補と、過去の事実として残す記載を分けてください。
それぞれ、どの資料のどの言葉を根拠にしたか示してください。
判断できないことは補わず「要確認」としてください。
ここに書いた三つ以外の資料を探したり、資料を更新したりしたとは扱わないでください。

Geminiのウェブ版では、gemini.google.com の入力欄に質問や依頼を書き、送信して会話できます。上のように文章だけを使うなら、ファイルを添付する必要はありません。Googleの案内では、仕事用アカウントでの利用に対象のWorkspaceエディションなどの条件があり、使える機能はアカウントや環境で異なります。Gemini Appsの公式利用案内を確認してください。

返答は元の文と照らし合わせる

返答が出たら、次の点を一つずつ確認します。

1. 次回の準備メモBを、これからの作業に影響する見直し候補として挙げているか。
2. 終了した前回の記録Cを、当時の事実として残しているか。
3. 根拠として挙げた言葉が、実際に渡した文章にあるか。
4. 入力していない資料まで確認した、変更を承認した、という扱いになっていないか。

Geminiの説明に「本館入口」が出てきても、元の案内や決定者に確認するまでは、変更が確定したとは扱いません。予定の変更がまだ決まっていないなら、見直し候補として止めておきます。資料を修正する場合も、現在使う版なのか、過去の記録なのかを人が確かめてから行います。

GoogleはGeminiの回答に誤りがあり得ると案内しています。元の案内、準備メモ、記録の表現と照らし、回答にない根拠や新しい事実を付け足さないようにします。

まず一つだけ候補にする

次に変更する案内があれば、そこから同じ内容を写したと自分で分かっている準備メモを一つだけ選びます。変更予定とメモの言葉をGeminiへ渡し、「今後使うので見直す候補」と「過去の記録として残すもの」を分けてもらいましょう。返答は候補づくりに使い、実際に直す範囲は元情報と資料の用途を確認して決めます。

氏名、連絡先、顧客情報、未公開資料、認証情報などは入力しません。職場で使えるか分からないときは、実際の資料を入力する前に、利用案内や担当者へ確認してください。