AIで振り返りメモを整理する：事実と原因の推測を分ける

振り返りメモには、「何が起きたか」と「なぜ起きたかの見立て」が一緒に書かれることがあります。文章を整えたとき、まだ確かめていない見立てまで、決まった原因のように読めてしまうこともあります。

AIには短いメモの分類と整理を頼み、原因が本当かどうかの判断は、記録や関係者への確認に残しましょう。ここでは、二つの文を「確認できた出来事」と「理由の推測」に分ける方法を紹介します。

「起きたこと」と「理由の推測」を分ける

出来事は、記録や自分の観察で確かめられる内容です。理由の推測は、出来事が起きた原因として考えているものの、まだ裏付けがない説明です。

次は説明用の架空例です。予定時刻と実際の開始時刻は記録で確かめた設定にしています。

印刷の開始が予定より後だった。資料の準備量が多かったからかもしれない。

このメモは、次のように分けられます。

二つ目の文は、理由を示す記録が見つかるまでは推測のままです。出来事が起きたことだけでは、その原因までは分かりません。

二つの文で試す

まずは、名前や社内の詳しい事情を含まない短いメモを使います。AIに渡すときは、次のように頼めます。

次の振り返りメモを、「確認できた出来事」と「理由の推測」に分けて整理してください。
元の意味と確かさを保ち、「かもしれない」を確定した原因のように書き換えないでください。
本文にない原因、人物への評価、改善案は追加しないでください。
どちらか判断できない内容は「要確認」としてください。

メモ：
印刷の開始が予定より後だった。資料の準備量が多かったからかもしれない。

AIの返答は、元のメモや記録と照らしてから使います。

• 「予定より後だった」は、予定時刻と開始時刻を記録で確認できるか見ます。
• 「かもしれない」が「準備量が多かったため遅れた」のように断定へ変わっていないか確かめます。
• 元のメモにない理由や担当者への評価が加わっていないか確認します。

推測が断定表現に変わったら、その文は採用せず、たとえば「原因は確定せず、推測として残してください。本文にない情報は追加しないでください」と頼んで整え直します。理由を裏付ける材料がなければ、「原因は未確認」と残し、原因が分かった前提で改善案を決めないようにします。

入力する情報と判断の範囲

実際の振り返りを使う場合は、職場で利用を認められたAIを選び、利用ルールに従ってください。氏名、顧客情報、個人情報、機密事項、評価や事故に関する記録は入力せず、必要なら架空の例や個人・組織が特定されない短い説明に置き換えます。

AIは文章を分類しても、原因が本当かどうかをメモだけから確定することはできません。原因の確認が必要なら、関連する記録や担当者に確かめます。人事評価や事故原因など、影響の大きい判断にはこの整理結果だけを使わず、組織の正式な確認手順に沿ってください。

最初の一歩は、説明用の二文を「見聞きしたこと」と「理由の推測」に分けてみることです。推測を推測のまま残せれば、次に何を確かめる必要があるかも整理しやすくなります。